GoBD Verfahrensdokumentation Studio

Profile & Daten

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1 · Deckblatt & Dokumentenlenkung

GoBD Rz. 151–155

Firma / Unternehmen

Standort / Anschrift

Version

Gültig ab

Erstellt von

Freigabe durch

2 · Allgemeine Unternehmensbeschreibung

§§ 140–148 AO · GoBD Rz. 34 ff.

Geschäftszweck / Tätigkeit

Branche

Gewinnermittlungsart

Buchführungspflichtig?

Steuerberater eingebunden?

Kanzlei / Ansprechpartner (falls ja)

3 · Systemlandschaft

GoBD Rz. 20, 151

Alle DV-Systeme, die steuerrelevante Daten erzeugen, empfangen, verarbeiten oder aufbewahren.

4 · Belegwesen

GoBD Rz. 62–86

Belegfluss je Belegart: Eingang, Erfassung, Verbuchung und Ordnungssystem (Ablage/Referenz).

Zutreffende Module

bedarfsabhängig

Papierbelege werden gescannt & anschließend vernichtet (ersetzendes Scannen)?

Elektronische Kasse / POS im Einsatz?

E-Commerce / Online-Zahlungsdienstleister?

5 · Ersetzendes Scannen Vollversion

GoBD Rz. 136–140

In der kostenlosen Version voll ausfüllbar und in der Bildschirm-Vorschau sichtbar. Im Download/Druck ist dieses Modul der Vollversion vorbehalten.

Scangerät(e)

Scan-/DMS-Software

Scaneinstellungen (Auflösung, Farbe, Format, OCR)

Kontrolle / Vier-Augen-Prinzip beim Scannen

Umgang mit dem Papieroriginal (Aufbewahrung/Vernichtung)

Ausnahmen (Belege, die im Original aufbewahrt werden)

6 · Kassenführung Vollversion

§ 146a AO · KassenSichV · DSFinV-K

In der kostenlosen Version voll ausfüllbar und in der Bildschirm-Vorschau sichtbar. Im Download/Druck ist dieses Modul der Vollversion vorbehalten.

Kassenart

Hersteller / Modell

TSE-Anbieter

TSE-Typ (Hardware/Cloud)

BSI-Zertifizierungs-ID der TSE

DSFinV-K-Export möglich?

Meldung nach § 146a Abs. 4 AO

Belegausgabe (Belegausgabepflicht)

Tagesabschluss / Z-Bon / Kassenbuchführung

6a · E-Commerce & Online-Zahlungen Vollversion

GoBD Rz. 20, 151

In der kostenlosen Version voll ausfüllbar und in der Bildschirm-Vorschau sichtbar. Im Download/Druck ist dieses Modul der Vollversion vorbehalten.

Shop-/Marktplatz-Systeme

Zahlungsdienstleister (PSP)

Schnittstellen / Datenimport in die Buchhaltung

Abstimmung / Zahlungsabgleich (Payment-Reconciliation)

7 · Stammdaten & Änderungen an Stammdaten

GoBD Rz. 58, 76

Pflege der Stammdaten (Konten, Debitoren/Kreditoren, Steuerschlüssel)

Verfahren bei Änderung von Stammdaten

Historisierung / Nachvollziehbarkeit von Stammdatenänderungen

8 · Internes Kontrollsystem (IKS)

GoBD Rz. 100–102

Zugriffsrechte / Berechtigungskonzept

Funktionstrennung

Plausibilitäts- / Erfassungskontrollen

Vier-Augen-Prinzip

9 · Datensicherheit & Zugriffsschutz

GoBD Rz. 103–112

Benutzer- / Rollenmodell

Authentifizierung (Passwortrichtlinie, MFA)

Backup-Routine (Turnus, Aufbewahrung, Wiederherstellungstest)

10 · Unveränderbarkeit & Nachvollziehbarkeit

GoBD Rz. 58 ff., 107–112

Festschreibung / Buchungssperre (Zeitpunkt, Verfahren)

Versionierung von Belegen/Dokumenten

Protokollierung (Änderungs-/Zugriffsprotokolle)

11 · Aufbewahrung & Archivierung

§ 147 AO · § 257 HGB

Archivsystem / Speicherort

Formate & Migrationskonzept (Maschinelle Auswertbarkeit)

Angesetzte Aufbewahrungsfristen (bitte aktuellen Stand prüfen)

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) mit Wirkung ab 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt; für bestimmte Unterlagen (z. B. Jahresabschlüsse, Handels-/Geschäftsbücher, Inventare) sowie für Kredit-/Versicherungsinstitute gelten abweichende Fristen und Übergangsregelungen. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Wortlaut von § 147 AO / § 257 HGB — bitte mit Ihrer Steuerberatung prüfen. Dieses Feld ist frei editierbar.

12 · Datenzugriff der Finanzverwaltung

§ 147 Abs. 6 AO · GoBD Rz. 158–174

Z1 — unmittelbarer Zugriff (Nur-Lese-Zugriff auf das System)

Z2 — mittelbarer Zugriff (Auswertungen durch das Unternehmen)

Z3 — Datenträgerüberlassung (Export/Format)

Verantwortlicher Kontakt für Betriebsprüfung

13 · Verantwortlichkeiten (RACI)

GoBD Rz. 155

Geschäftsführung

Buchhaltung

Steuerberater

IT / DV-Betrieb

14 · Änderungshistorie

GoBD Rz. 154

Die erste Zeile ist kostenlos bearbeitbar. Weitere Zeilen bearbeiten/hinzufügen ist Teil der Vollversion.

15 · Anlagen

GoBD Rz. 151

Beigefügte / referenzierte Dokumente

Organigramm Systemliste Scananweisung Berechtigungskonzept Notfallplan

Weitere Anlagen

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Kostenlos: vollständiger Fragebogen, komplette Bildschirm-Vorschau sowie Download/Druck mit Wasserzeichen. Die Einmal-Lizenz (kein Abo) schaltet den Export ohne Wasserzeichen, die Module Kassenführung / ersetzendes Scannen / E-Commerce im Export, die vollständig editierbare Änderungshistorie und mehrere Profile frei. Der Lizenzverkauf ist noch nicht verfügbar.